HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG BỘ GIẢI PHÁP GSUITE CHO DOANH NGHIỆP

Hướng dẫn Cách chèn thời gian hiện tại vào Google Sheets

Khi nhập dữ liệu bảng tính trong Google Sheets, việc sử dụng các hàm hay các công thức là điều cần thiết để chúng ta có thể thực hiện nhanh các phép tính, hay nhập nhanh dữ liệu như các hàm ngày tháng trong Google Sheets chẳng hạn. Thay vì phải nhập trực tiếp ngày tháng hiện tại thì chúng ta chỉ cần nhập hàm để hiển thị thời gian là được.

Cho dù tài liệu của bạn có ít nội dung hay nhiều nội dung thì chúng ta vẫn nên sử dụng hàm ngày tháng, không nên dùng cách nhập thủ công để tiết kiệm thời gian. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách chèn thời gian hiện tại vào Google Sheets.

1. Chèn ngày, thời gian vào Google Sheets bằng NOW

Tại ô muốn chèn thời gian hiện tại người dùng nhập công thức hàm =NOW() rồi nhấn Enter.

Lúc này hiển thị ngày tháng năm và thời gian hiện tại khi chúng nhập hàm thời gian NOW. Google Sheets tự động điều chỉnh định dạng thời gian phù hợp với ngôn ngữ cũng như vị trí mà chúng ta đang sử dụng.

Thời gian mà chúng ta chèn vào Google Sheets sẽ không tự động thay đổi thời gian trừ khi chính bạn đổi. Nếu người dùng muốn thời gian tự động đổi và cập nhật, bạn nhấn vào mục Tệp rồi chọn Cài đặt bảng tính ở phía cuối danh sách.

Click và mục Tính toán rồi nhìn xuống bên dưới click vào menu tại phần Tính toán lại. Lúc này chúng ta chọn kiểu thời gian muốn cập nhật hàm NOW rồi nhấn Lưu cài đặt bên dưới. Khi đó kết quả tại hàm NOW tự động đổi thời gian mà chúng ta không cần phải thao tác gì thêm.

Chèn ngày tháng vào Google Sheets qua hàm TODAY

Hàm TODAY khác với hàm NOW khi chỉ hiển thị ngày tháng hiện tại mà thôi, và cũng hiện định dạng ngày tháng trùng với ngôn ngữ mà chúng ta đang sử dụng.

Tại ô muốn chèn thời gian, chúng ta nhập hàm =TODAY() rồi nhấn Enter.

Kết quả bạn được thời gian cho ngày hiện tại hiển thị như hình dưới đây.

3. Sử dụng phím tắt chèn thời gian trong Sheets

Khi dùng phím tắt chèn thời gian trong Google Sheets sẽ không có thêm mục cập nhật tự động, nên chỉ áp dụng với trường hợp chèn thời gian cho ngày và giờ hiện tại mà thôi.

Để chèn ngày hiện tại vào trong bảng tính Google Sheets, chúng ta nhập tổ hợp phím Ctrl + ; rồi nhấn Enter. Để hiển thị thời gian trong bảng tính nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + :. Kết quả cũng cho ra thời gian như khi bạn nhập bằng hàm.

4. Tùy chỉnh định dạng ngày tháng Google Sheets

Thường thì Google Sheets sẽ hiển thị thời gian, ngày tháng theo đúng định dạng mà Google Sheets tự động thiết lập theo ngôn ngữ mà bạn đang dùng. Tuy nhiên chúng ta cũng có thể thay đổi lại định dạng ngày tháng tùy theo mục đích của bạn.

Để chỉ định dạng hiển thị ngày hiện tại, chúng ta nhấn vào Định dạng, chọn Số > Định dạng khác> Định dạng ngày và giờ khác.

Hiển thị giao diện để chỉnh định dạng thời gian trên Google Sheets. Bạn chọn vào kiểu ngày tháng muốn hiển thị rồi nhấn Áp dụng để sử dụng.

Ngay lập tức định dạng mới sẽ được áp dụng cho hàm TODAY mà bạn đã sử dụng cho bảng dữ liệu Google Sheets. Với hàm NOW chúng ta cũng thực hiện cách thay đổi định dạng tương tự như trên.

Như vậy chúng ta đã biết cách chèn thời gian hiện tại vào bảng tính tại Google Sheets theo các cách khác nhau. Định dạng thời gian có thể thay đổi lại theo mục đích và yêu cầu của bảng tính.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

https://quantrimang.com/cach-chen-thoi-gian-hien-tai-vao-google-sheets-168395

4 Google Script giúp cho Google Sheets mạnh mẽ hơn

https://quantrimang.com/google-script-giup-google-sheets-manh-me-hon-168579

Google Sheets là một phần của Google Suite và cho đến nay là một trong những công cụ miễn phí mạnh nhất. Nó cho phép bạn theo dõi, phân tích hoặc ghi nhật ký bất cứ thứ gì bạn có thể tưởng tượng. Điều làm cho công cụ này thậm chí còn mạnh mẽ hơn là sử dụng Google Script để tăng cường khả năng của Google Sheets.

Viết code trong Google Sheets có thể nghe hơi đáng sợ. Bạn có thể nghĩ rằng bất cứ điều gì liên quan đến từ “script” sẽ đòi hỏi kiến thức lập trình nâng cao. Nhưng điều đó không đúng trong trường hợp này.

Hãy cùng xem một số ví dụ về Google Sheets script khá thú vị có thể giúp bạn tăng năng suất.

Tăng cường sức mạnh cho Google Sheets với 4 script sau

Google Sheets script là gì?

Google Sheets script là những đoạn code bạn có thể viết bên trong Google Sheets, nhằm làm tăng sức mạnh cho trang tính. Google Sheets script được viết bằng JavaScript và vì JavaScript đang ngày càng trở nên phổ biến hơn, nên bạn có thể đã quen với nó.

Viết Google Script rất giống với viết VBA trong Microsoft Excel để tạo các chương trình. “Linh hồn” của các script trong Google Sheets là Google Apps Script và cũng hoạt động với các service khác của Google. Dưới đây là 4 script thực sự chứng minh sức mạnh trong Google Sheets.

1. Tạo hàm tùy chỉnh của riêng bạn

Một trong những cách dễ nhất để tạo Google Script có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm Google Sheets của bạn là tạo các hàm tùy chỉnh. Google Sheets đã cung cấp một danh sách dài các hàm. Bạn có thể thấy những cái phổ biến nhất bằng cách nhấp vào biểu tượng Menu > Functions.

Nhấp vào More functions cho bạn thấy một danh sách dài các hàm toán học, thống kê, tài chính, văn bản, kỹ thuật, v.v... Tuy nhiên, Google Script cung cấp cho bạn sự linh hoạt để tạo các công thức được cá nhân hóa của riêng mình.

Ví dụ, giả sử bạn thường nhập thông tin từ bộ điều nhiệt kỹ thuật số khi làm việc, nhưng bộ điều nhiệt được đặt theo đơn vị Celsius (°C). Bạn có thể tạo công thức tùy chỉnh của riêng mình để chuyển đổi Celsius thành Fahrenheit (°F), vì vậy chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể tự động chuyển đổi tất cả các giá trị được nhập đó.

Để tạo hàm tùy chỉnh đầu tiên, bạn sẽ cần phải mở trình soạn thảo Script. Để thực hiện việc này, nhấp vào Tools > Script Editor.

Bạn sẽ thấy màn hình dự án, nơi bạn có thể viết code JavaScript của mình.

Ở đây, thay thế những gì trong cửa sổ này bằng hàm tùy chỉnh của riêng bạn. Tên hàm giống như tên mà bạn sẽ bắt đầu nhập vào một ô trong Google Sheets sau biểu tượng “=” để gọi công thức. Một hàm chuyển đổi Celsius thành Fahrenheit sẽ trông giống như thế này:

function CSTOFH (input) {

return input * 1.8 + 32;

}

Dán hàm trên vào cửa sổ code, sau đó chọn File > Save, đặt một tên kiểu “CelsiusConverter” và nhấp vào OK.

Đó là tất cả những gì cần làm! Bây giờ, khi muốn sử dụng hàm mới của mình, bạn nhập ký hiệu = tiếp theo là hàm, với số đầu vào cần chuyển đổi:

Nhấn Enter để xem kết quả.

Mọi thao tác đã hoàn tất! Bạn có thể nhanh chóng xem cách viết bất kỳ công thức tùy chỉnh nào mình cần để phù hợp với Google Sheets.

2. Biểu đồ tự động tạo

Giả sử bạn phải làm việc với một bảng dữ liệu mới mỗi tháng. Nếu muốn tự động tạo một biểu đồ bằng cách sử dụng dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể thực hiện điều này bằng cách tạo một hàm, sẽ tạo một biểu đồ mới dựa trên dữ liệu trong bảng tính hiện tại đang mở.

Ví dụ bạn là một giáo viên và vào cuối năm, bạn có một bảng tính cho mỗi học sinh với danh sách điểm thi hàng tháng:

Những gì bạn muốn làm là chạy một hàm duy nhất trên trang tính này và tạo ra một biểu đồ trong vài giây. Script để thực hiện việc này sẽ như sau:

function GradeChart()

{ var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var sheet = spreadsheet.getSheets()[0]; var gradechart = sheet.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); sheet.insertChart(gradechart); }

Bây giờ, hãy mở từng bảng tính của học sinh và nhấp vào biểu tượng Run trong menu của Google Scripts để tự động tạo biểu đồ.

Bất cứ khi nào bạn nhấp vào biểu tượng Run, script mà bạn đã tạo trên bảng tính (mở trong tab trình duyệt hiện tại) sẽ được kích hoạt.

Đối với các báo cáo mà bạn phải tạo thường xuyên, chẳng hạn hàng tuần hoặc hàng tháng, loại hàm tự động tạo biểu đồ thực sự có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

3. Tạo menu tùy chỉnh

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không muốn mở script để tự động tạo biểu đồ đó? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thích sự tiện lợi khi có hàm đó ngay trong tầm tay, trên hệ thống menu, ngay bên trong Google Sheets? Thật may mắn là bạn cũng có thể làm điều đó.

Để tạo một menu tùy chỉnh, bạn cần “nói” với bảng tính thêm mục menu mới mỗi khi nó mở. Bạn làm điều này bằng cách tạo một hàm onOpen() trong cửa sổ Script Editor trên hàm Gradechart mà bạn vừa tạo:

function onOpen() {

var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();

var menuItems = [

{ name: 'Create Grade Chart...', functionName: 'GradeChart' }

];

spreadsheet.addMenu('Charts', menuItems);

}

Lưu script và sau đó load lại bảng tính. Bạn sẽ phát hiện ra rằng bây giờ mục menu mới hiển thị với tên bạn đã xác định nó như trong script. Nhấp vào menu và bạn sẽ thấy mục menu cho hàm của mình.

Nhấp vào mục menu và nó sẽ chạy hàm giống như khi bạn nhấn biểu tượng Run từ bên trong trình chỉnh sửa Google Scripts!

4. Gửi báo cáo tự động

Ví dụ về script cuối cùng trong bài này sẽ gửi email từ bên trong Google Sheets.

Phương pháp này có thể hữu ích nếu bạn đang quản lý một nhóm lớn người và có nhiều email để gửi về cùng một chủ đề.

Có thể bạn đã thực hiện việc đánh giá hiệu suất làm việc cho từng thành viên trong nhóm và ghi lại nhận xét đánh giá của bạn đối với từng người trong trang tính Google.

Sẽ thật tuyệt nếu chỉ phải chạy một script và để các bình luận đó tự động gửi qua email cho 50 hoặc 60 nhân viên cùng một lúc mà không cần bạn phải tự tạo tất cả các email riêng lẻ đó, đúng không? Đó chính là sức mạnh của Google Scripting.

Tương tự như cách bạn tạo các script ở trên, bạn sẽ tạo một script bằng cách vào trình soạn thảo Script và tạo một hàm có tên sendEmails(), như sau:

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

var startRow = 2; // First row of data to process

var numRows = 7; // Number of rows to process

var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3)

var data = dataRange.getValues();

for (i in data) {

var row = data[i];

var emailAddress = row[1]; // Second column

var message = row[2]; // Third column

var subject = "My review notes";

MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);

}

Giả sử bạn có bảng tính được tổ chức như sau.

Script ở trên sẽ hoạt động xuyên suốt từng hàng trong bảng tính và gửi email đến địa chỉ trong cột thứ hai với thông báo mà bạn đã gõ ở cột thứ ba.

Hàm sendEmail trong Google Scripts là một trong những hàm mạnh nhất trong Google Scripts, vì nó mở ra cả một thế giới tự động hóa email giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Script này cho bạn thấy sức mạnh thực sự của Google Apps Scripting, kết hợp Gmail với Google Sheets Scripts để tự động hóa một tác vụ. Mặc dù bạn đã thấy các script hoạt động trên Google Sheets, nhưng điều tốt nhất là tận dụng được sức mạnh của việc tạo script trên toàn bộ Google Suite. Để biết cách thực hiện chi tiết hơn, vui lòng tham khảo bài viết: Hướng dẫn gửi Email tự động trong Google Sheet bằng Google Script.

Điều mà tất cả các Google Script tự động hóa này cho bạn thấy là chỉ với một vài dòng code đơn giản, Google Script có khả năng tự động hóa một phần hoặc hoàn toàn Google Sheets.

Các hàm này có thể được thiết lập để chạy theo lịch hoặc bạn có thể chạy chúng theo cách thủ công bất cứ khi nào muốn kích hoạt chúng. Google Script có thể tự động hóa các tác vụ nhàm chán như gửi email hoặc gửi hóa đơn từ Google Sheets.

Chúc bạn thực hiện thành công!

Hướng dẫn cấu hình bản ghi SPF, DKIM, DMARC nâng cấp bảo mật G Suite

Nhằm nâng cấp bảo mật của hệ thống Google Apps / G Suite trước các tình trạng email nặc danh (phishing email), email rác (spam email), email chứa virus… ngày càng phát triển nguy hiểm và có thể gây ảnh hưởng tới uy tín cũng như hoạt động kinh doanh, MGA đề xuất quý khách hàng kiểm tra, thực hiện cập nhật thêm các bản ghi TXT Record bảo mật dành cho hệ thống email trên trang quản trị DNS (Domain Name Server) bao gồm: SPF record, DKIM record, DMARC record.

1. Hướng dẫn cấu hình SPF Record

Truy cập vào trang quản trị DNS và thêm vào 1 TXT records

Host/Name: @
Value/Destination: v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Đối với các domain sử dụng song song 2 hệ thống email, quý khách cần cấu hình Multiple SPF record. Tham khảo hướng dẫn tại đây.

2. Hướng dẫn cấu hình DKIM Record

Truy cập vào Admin Console của Google > Apps > Google Apps > Gmail > Setup DKIM

Nhấp vào Generate new record và chọn Prefix selector là google
Rồi chọn Generate
Chọn 1 trong 2 loại bản ghi DKIM: DKIM 1024 bit và DKIM 2048 bit.

DKIM 1024: Nhiều nhà cung cấp dịch vụ DNS hỗ trợ. (Khuyến nghị nếu sử dụng nhà cung cấp DNS ở Vietnam)
DKIM 2048: Ít nhà cung cấp dịch vụ DNS hỗ trợ, nhưng bảo mật cao hơn DKIM 1024 bit.

Truy cập vào trang quản trị DNS và thêm vào 1 TXT records mà Google vừa tạo, tương tự như hình:

Bản ghi DKIM cần cấu hình trên DNS sẽ có giá trị như sau:

Type: TXT
Host/name: google._domainkey
Value: *Giá trị mà quản trị viên vừa khởi tạo*

Khi thêm bản ghi TXT này vào trang quản trị DNS mà quản trị viên không thể SAVE/UPDATE vào được, điều đó nghĩa là DNS không hỗ trợ bản ghi DKIM 2048 bit. Vì vậy, quản trị viên phải quay trở lại trang Google Admin Console để Generate ra một giá trị DKIM 1024 bit khác.

Sau khi cập nhật bản ghi TXT trên trang quản trị DNS như hướng dẫn trên, quản trị viên hệ thống quay trở lại Google Admin Console để xác thực email bằng cách Admin console > Apps > Google Apps > Gmail >Authenticate email > Nhấn chọn START AUTHENTICATION

Tùy thuộc vào mỗi nhà cung cấp dịch vụ DNS mà bản ghi TXT này được cập nhật nhanh hay chậm. Nếu bản ghi TXT trên chưa được hệ thống cập nhật đầy đủ thì admin sẽ không thể xác thực email. Google luu ý có thể mất tới 48h để bản ghi này được cập nhật hoàn chỉnh.

3. Hướng dẫn cấu hình DMARC Record

Lưu ý: Chỉ thêm bản ghi DMARC sau khi đã cấu hình hoàn chỉnh bản ghi SPF và DKIM cho hệ thống.